Топливная логистика на предприятии — это не только доставка, хранение и заправка топлива, но и его учет. До сих пор компании ведут учет с помощью бумажных ведомостей, теряя на этом время, силы сотрудников, да и само топливо.

Я Алексей Костин, CEO компании ROSNOVA. Один из наших продуктов — система цифрового учета топлива ROSNOVA SYSTEMS. В этой статье расскажу, в чем цифровой учет выигрывает у бумажного и как его настроить, чтобы не терять деньги на топливе. Закупщики и директора по логистике на предприятиях считают, что можно легко приобрести топливо на трейдинговой площадке по удобной цене. Главное — выбрать нужный момент, посмотреть графики цены и выкупить объем. Это может сработать, когда вы покупаете больше 100 тонн в месяц, но даже в этом случае, это будет не до конца выгодно.

Как устроен бумажный учет топлива

Классический учет топлива состоит из как минимум трех этапов:

— при каждой топливной транзакции нужно заполнять ведомость,

— ведомости нужно обрабатывать в конце каждого учетного периода, чтобы расплачиваться с поставщиками топлива,

— ведомости нужно хранить в течение нескольких лет, чтобы проходить финансовые проверки.

‍Заполнение ведомостей

‍При бумажном учете используются небольшие ведомости, в которых фиксируют, сколько топлива выдано с заправочного пункта на каждое транспортное средство в течение дня. В ведомости фиксируют:

— номер, марка и модель транспортного средства,

— количество топлива, которое было выдано,

— подпись оператора АЗС и водителя.

За день оператор может заправить больше 100 транспортных средств и в ведомости будет соответственно больше 100 строк. Уже звучит страшно, а если на АЗС заправляется несколько компаний?

Кроме ведомостей на заправку существуют и другие виды документов. Например, МХ-1, ведомость приемки нефтепродукта для хранения учета или МХ-2, ведомость выдачи нефтепродуктов, а также товарно-транспортные документы, которые подтверждают перемещение нефтепродукта от одного объекта до другого.

‍Обработка ведомостей

‍Заполненные бумажные ведомости попадают в финансовый отдел, где бухгалтер должен обработать данные, а точнее перепечатать их в программе финансового учета, например, 1С. Это нужно для того, чтобы выставить счет клиенту, который заправляет топливо, или, наоборот, отчитаться о расходах перед поставщиком.

Чаще всего ведомости обрабатывают в конце финансового периода — то есть, бухгалтер должен обработать больше 30 ведомостей за 1-2 дня. В каждой ведомости чаще всего не меньше 150 машин за смену. Если смен больше одной, то и ведомостей больше — в итоге нужно внести в программу около 10 000 записей. При этом проверить ошибки и перевести литраж в денежный эквивалент.

‍Хранение данных

‍Обработанные ведомости нельзя выбрасывать — их нужно хранить в течение несколько лет для прохождения финансовых проверок.

Как устроен цифровой учет

Цифровой учет топлива работает намного проще:

1. Клиент оформляет подписку на систему цифрового учета или покупает ее по лицензии. Компания настраивает интеграцию системы со всеми датчиками в резервуарах хранения и АЗС. Также настраивают учетные записи в системе для всех сотрудников, которые должны следить за движением топлива.
2. Данные о движении топлива поступают в систему автоматически. Например, как только резервуары для хранения пополняют топливо, информация от датчиков в этих резервуарах передается в систему учета. Также происходит, когда водитель проводит заправочной картой по терминалу АЗС.
3. Сотрудники компании в онлайн режиме могут следить за состоянием топлива и его расходом. Данные хранятся в облачном хранилище и можно посмотреть их через интерфейс приложения.
4. В любой момент в приложении можно сформировать отчеты. Бухгалтер может получить отчет о заправках топлива, технический директор — о состоянии техники и топлива, поставщик топлива — о прогнозах потребления у заказчиков.

Чем цифровой учет топлива от ROSNOVA SYSTEMS полезнее и выгоднее бумажного

Одно окно для всех данных

‍В одном приложении можно получить информацию о движении топлива:

— какие объемы прибыли в хранилища с разных НПЗ,

— в каком состоянии топливо хранится в резервуарах,

— какие транспортные средства заправились в каждой конкретной АЗС в течение дня и заправляются прямо сейчас.

Данные можно собирать в стандартные отчеты или создавать их самому, используя любые фильтры. Потребитель топлива сможет следить за поставками от разных заводов, а производитель топлива — за потреблением на предприятиях-клиентах.

‍Автоматизация учета

‍С помощью цифрового учета можно экономить рабочее время сотрудников. Оператору АЗС не нужно вести ведомость — данные попадают в систему, когда водитель подносить топливную карту к терминалу АЗС.

Также бухгалтеру не нужно перепечатывать ведомости — достаточно создать отчеты в ROSNOVA SYSTEMS, а затем выгрузить их в csv или другом формате, либо экспортировать в ERP или CRM-систему.

Интеграции также помогают экономить время — можно настроить синхронизацию с 1С: Управление автотранспортом и сверять объем поступившего топлива и объем топлива, указанного водителем в путевом листе. Выгрузка и синхронизация занимают 10 секунд. За 10 секунд можно обработать около 10 тысяч путевых листов.

‍Минимальные риски потери информации

‍Если бумажные ведомости могут повредиться, выцвести и потеряться, то цифровые данные хранятся в «облаке». В случае сбоев можно воспользоваться резервными версиями и восстановить данные.

‍Минимальные риски потерь топлива

‍Все АЗС, подключенные к систему учета, во-первых, оснащены видеокамерами. Во-вторых, любая заправка отображается в системе — и можно проверить, поступило топливо в бак техники или его слили в отдельную емкость.

‍Принятие решений на основе данныхЧаще всего системами цифрового учета пользуются потребители топлива и компании, которые продают топливо. Потребители с помощью системы учета могут увидеть, сколько топлива потребляют машины и увеличить закупки. Также можно увидеть амортизацию инфраструктуры и проверить состояние топливозаправочного модуля, если через него пролито больше 1 млн литров. А также при необходимости заменить насосы и шланги, которые скоро выйдут из строя.

Поставщики топлива могут оценить объемы потребления, построить прогнозы на ближайший год, чтобы справиться со спросом или, наоборот, вложит больше ресурсов в работу отдела продаж.