Блог ROSNOVA

Эффективный учет топлива: как ROSNOVA SYSTEMS помогает снизить издержки на ГСМ

Эффективный учет топлива: как ROSNOVA SYSTEMS помогает снизить издержки на ГСМ

Топливо — одна из важнейших расходных статей на ресурсном производстве. Ведь десятки единиц техники нужно заправлять на тонны литров практически ежедневно. Если относится к учету топлива спустя рукава, то оно будет расходоваться в разы больше, чем нужно.

Меня зовут Алексей Костин, я CEO компании ROSNOVA, которая производит оборудование для хранения и заправки топлива. Сегодня расскажу, как наша платформа помогает вести учет топлива, сокращать издержки к минимуму и даже выявлять самых эффективных сотрудников.
Зачем вообще вести учет топлива
Глобально две причины:

  1. Приход и расход топлива нужно учитывать для отчетности. На ее основе потом составляется объем налоговых выплат, вычетов и так далее.
  2. На производстве задействованы десятки, а то и сотни человек. Работники могут нецелесообразно расходовать ГСМ, а то и вовсе присваивать топливо себе. Например, заливать себе 60 литров, а в расходах указывать 40. Если не вести точный учет, то объем таких издержек может вырасти до угрожающих процентов.

Поэтому учет должен быть прозрачным, цифровым и при этом доступным — ведь пользоваться системой будут люди с самой разной технической подготовкой. Чтобы у клиентов была такая возможность, мы разработали цифровую платформу ROSNOVA SYSTEMS.
Как устроен учет
Клиент получает доступ к цифровой платформе учета. Она позволяет отслеживать все этапы движения ГСМ: регистрацию новой партии, транзакцию на заправке, списание и так далее. Данные приходят в режиме реального времени — не нужно ждать, пока что-то обновится и решать проблемы постфактум.

На практике процедура заправки через ROSNOVA SYSTEMS выглядит так:

  1. У водителя есть бесконтактная карта, привязанная к нашей платформе.
  2. По ней водитель получает топливо на заправке. Иначе это сделать не получится.
  3. Когда происходит транзакция, на платформу тут же поступает информация: сколько литров залил водитель, в какую машину и когда он это сделал.
  4. Затем можно сгруппировать данные — по времени, контрагенту, типам автомобилей и так далее. Информация выгружается в Excel, 1C и другие системы.

Также в системе можно задать дополнительные параметры. Например, указать, что объем топливного бака у грузовика 100 литров — а значит, водитель никак не может заправиться на большее количество литров. Или задать суточный лимит на выдачу топлива, из которого водитель не сможет выйти.
Как работает учет на реальном примере
Покажу, как мы считаем.

По номеру топливной карты можно посмотреть историю заправок водителя грузовика Shacman. Видим, что 13 января он заправился на 300 литров. Чтобы понять, много это или мало, смотрим, как он заправлялся ранее. Оказывается, всю предыдущую неделю водителю хватало 200-250 литров с одной заправки. А сейчас вдруг понадобилось 300. Почему?
Скриншот платформы ROSNOVA SYSTEMS. Видно, что с 7 по 12 января водитель разово заправлялся на 200-250 литров. А 13 января резко заправился на 300.
Берем путевые листы, узнаем имя водителя и идем к нему спрашивать. При этом совершенно необязательно, что водитель нечист на руку. Причин возросшего расхода может быть множество — например, на улице похолодало и водитель стал активнее использовать отопление. Однако если работник попытался присвоить топливо себе, то это будет легко вычислить.
Другие преимущества от учета топлива
Помимо самого контроля движения ГСМ, благодаря платформе можно узнать еще много полезных вещей. Приведу два примера из нашей практики:

1. Заметили, что водитель стал заливать больше топлива, чем обычно. Спросили, почему так происходит. Водитель заверил, что у грузовика спала динамика — нужно сильнее жать на газ, чтобы транспорт ехал. Провели ТО и выяснилось, что забились фильтры и мотору приходилось сильнее крутить обороты, чтобы выдавать приемлемую мощность. Если бы этого не сделали, то вскоре мотор мог попросту сломаться. Так удалось заранее диагностировать замену фильтра, пока это не привело к дорогостоящему ремонту.

2. На платформе ROSNOVA SYSTEMS можно построить график по расходу ГСМ среди работников. Видно, кто сколько тратит топлива, выполняя одинаковую работу. При этом один водитель может тратить 1500 литров, а другой — 1200, делая то же самое. Почему так происходит? Например, водитель с большим расходом может грузить больше материала в кузов, из-за этого вырастает расход. А другой старается нагружать поменьше, чтобы не напрягаться. Так мы можем узнать, кто из водителей эффективнее — и сделать соответствующие выводы.
Наш график расхода топлива разными водителями. Видно, что при одинаковой загрузке расход у работников разный.
Подытожим
Итак, вести учет топлива нужно, чтобы:

  • Сдавать корректную бухгалтерскую отчетность с соответствующей уплатой налогов.
  • Свести к минимуму присвоение топлива работниками предприятия.
  • Анализировать расход топлива для принятия превентивных мер к транспорту и водителям.

Для этого на платформе ROSNOVA SYSTEMS можно фиксировать каждую транзакцию, когда заправляется водитель, сводить ее в единую статистику и таким образом выявлять перерасход.

Кроме того, использование платформы дает приятные бонусы — например, можно заранее диагностировать поломку транспорта или выявить наиболее эффективных водителей.

Если на вашем производстве расход топлива играет ключевую роль, мы поможем организовать учет так, чтобы каждая заправка была прозрачной, а перерасходы — под контролем. Система ROSNOVA фиксирует все транзакции, позволяет оперативно выявлять отклонения и предотвращает присвоение ресурсов. Этот инструмент не только упрощает управление расходами, но и помогает оптимизировать работу всей компании.
Новости